Dokumen - Dokumen Dalam Kegiatan Ekspor – Impor

Dokumen - Dokumen Dalam Kegiatan Ekspor – Impor : Aspek lain dari perdagangan internasional tersebut yang sama pentingnya adalah dokumen-dokumen yang diisyaratkan. Dalam hal ini penulis membatasi pembahasan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat dalam sistem ekspor impor yang diisyaratkan pada Letter of Credit (L/C) karena hal inilah yang umumnya dilakukan oleh eksportir dan importir. Tanpa dokumen tersebut seorang eksportir tidak akan memperoleh pembayaran dan bank yang menegosier Letter of Credit (L/C) tersebut.

Dokumen tersebut bukan hanya penting eksportir tetapi juga importir maupun bank, atau dengan kata lain dokumen tersebut penting bagi semua pihak yang terlibat dalam pembukaan Letter of Credit (L/C) yang bersangkutan. Jadi Letter of Credit (L/C) tersebut harus secara khusus menyatakan dokumen-dokumen yang diisyaratkan. Adapun dokumen-dokumen tersebut yakni :

1. Dokumen Penting 

a. Dokumen-dokumen pengangkutan.

1) Bill of Lading

2) Air Waybill

3) Railway Consignment Note

b. Invoice (Faktur)

1) Proforma Invoice

2) Commercial Invoice

3) Consuler Invoice

c. Dokumen Asuransi

1) Insurance Police

2) Insurance Certificate

3) Cover Note

2. Dokumen Tambahan : 26

a. Packing List

b. Certificate of Origin

c. Certificate of Inspection

d. Certificate of Quality

e. Manufacturer’s Quality Certificate

f. Certificate of Analysis

g. Weight Certificate (Weight Note / List)

h. Measurement List

i. Sanitary, Health dan Veterinary Certificate

j. Draft / Bill of Exchange (Wesel)

k. Dokumen lain-lain.

Berikut ini akan dijelaskan pengertian dan fungsi dari masing-masing dokumen dalam perdagangan internasional 

Dokumen Penting 

Yang dimaksud dengan dokumen penting adalah dokumen yang dikeluarkan oleh Badan Pelaksana Utama Perdagangan Internasional yang berfungsi sebagai alat pembuktian realisasi suatu transaksi.

Yang termasuk dalam dokumen ini yaitu : 

1) Bill of Lading (B/L) 

a. Dokumen-Dokumen Pengangkutan, terdiri dari :

“Bill of Lading adalah tanda terima barang yang telah dimuat di dalam kapal laut, yang juga merupakan documents of title yang berarti sebagai bukti atas pemilikan barang, dan disamping itu merupakan bukti dari adanya perjanjian pengangkutan barang-barang melalui laut” Bill of Lading (konosemen) merupakan dokumen pengapalan yang paling penting karena mempunyai sifat jaminan atau pengamanan. Adapaun pihak-pihak yang tercantum dalam Bill of Lading (B/L) adalah :

• Shipper yaitu pemilik kapal yang dalam banyak hal merupakan pengirim L/C (beneficiary).
• Consignee, yaitu pihak yang merupakan penerima barang dimana kepadanya akan diberlakukan tentang  saat tibanya barang.
• Carrier yaitu perusahaan pelayaran yang berhubungan dengan perusahaan tersebut.
• Notify Party dalam hal ini ditetapkan siapa saja yang terdapat dalam L/C tersebut.

Fungsi-fungsi Bill of Lading (B/L) Bill of Lading (B/L) mempunyai 3 (tiga) fungsi yakni : 

- Received for shipment Bill of Lading - sebagai tanda penerimaan (kuitansi) barang-barang yang diterima oleh pengangkut (carrier) dan pengirim barang (shipper) ke suatu tempat tujuan tertentu dan selanjutnya barang-barang tersebut diserahkan kepada pihak penerima (consignee) - Sebagai bukti kepemilikan atas barang, Bill of Lading menunjukkan hak pemilikan atas barang-barang dan tanpa bill of lading tersebut seseorang atau orang lain yang ditunjuk tidak dapat menerima barang-barang yang disebutkannya di dalam B/L yang bersangkutan dari perusahaan pelayaran. - Sebagai bukti adanya perjanjian pengangkutan dan penyerahan barang-barang antara pihak pengangkut dengan pengiriman. Jenis-Jenis pernyataan Bill of Lading (B/L) Adapun jenis-jenis dari pernyataan Bill of Lading ini adalah :

Merupakan jenis Bill of Lading (B/L) yang dikeluarkan untuk barang-barang yang akan dimuat ke atas kapal

- Shippen on Board Bill of Lading

Merupakan jenis Bill of Lading yang dikeluarkan untuk barang-barang yang sudah dimuat ke atas kapal tertentu. Jenis dokumen Bill of Lading ini sangat penting karena itu setelah dokumen ini diterima dari suatu perusahaan pelayaran, ia harus diperiksa dan diteliti dengan cermat.

2) Airway Bill

Merupakan tanda penerimaan barang yang dikirim melalui udara untuk barang dan alamat yang tertentu. Perlu diperhatikan bahwa airway bill ini bukan merupakan dokumen kepemilikian seperti Bill of Lading pada umumnya sehingga Airway Bill ini ditujukan kepada penerima tertentu atau bank koresponden yang telah disepakati.

Dalam pemeriksaan airway bill ini, harus diperhatikan mengenai : 

• Nama dan alamat pengirim/penjual dan penerima/pembeli serta nama barang yang bersangkutan. Hal ini tidak perlu terlalu terperinci seperti jenis Bill of Lading lainnya.
• Dalam Airway Bill harus ada tercantum pernyataan ‘tanda terima barang untuk dikirim ke tempat tujuan’ oleh maskapai penerbangan bersangkutan dengan mencantumkan pula tanggal penerbitan, nama kota serta tanda tangan pejabat yang berwenang dan stempel perusahaan.

Jadi Airway Bill ini hanya terdapat dalam L/C dimana pengangkutan barang-barang tersebut dilakukan melalui udara.

3) Railway Consignment Note Hanya terdapat pada pengangkutan barang-barang dengan kereta api. Dikenal juga dengan istilah ”Surat Angkutan Kereta Api”. Pada dokumen ini dicantumkan juga nama stasiun pemberangkatan, kota tujuan, nama dan alamat eksportir. Dokumen ini harus dicap dengan nama stasiun kereta api yang bersangkutan. Setelah barang-barang tersebut sampai di tempat tujuan. Maka barang-barang itu akan diserahkan kepada penerima (consignee) atas permohonan dari yang bersangkutan dan dibuktikan oleh pejabat-pejabat perusahaan kereta api di tempat tujuan. b. Invoice (Faktur)

Invoice (Faktur) adalah suatu dokumen yang penting dalam perdagangan sebab dengan data-data dalam invoice ini dapat diketahui berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah penutupan asuransi dan penyelesaian segala macam bea masuk.30

1) Proforma Invoice Invoice ini dikeluarkan oleh eksportir untuk importir. Pada umumnya dokumen ini berisi tentang : - Jumlah Barang (Quantity) - Perhitungan pembayaran (Payment Breakdown) - Harga satuan (Unit Price) - Harga total (Total Price) Invoice (Faktur) terdiri atas beberapa bentuk, yaitu :

Proforma Invoice ini merupakan tawaran kepada pembeli untuk menempatkan pesanannya yang pasti, yang biasanya berisi syarat-syarat jual-beli dan harga barang sehingga setelah adanya persetujuan dari pembeli maka akan ada kontrak yang pasti yang sesuai dengan ketentuan dalam proforma invoice Proforma Invoice ini biasanya digunakan apabila : - pembayaran atas harga barang dilakukan sebelum pengapalan - Barang-barang diekspor sebelum adanya kontrak perdagangan yang pasti, jadi proforma invoice ini memberikan keterangan dimana barang-barang itu ditempatkan. - Digunakan sebagai data penumpang dan sarana pendukung dalam suatu tender.

2) Commercial Invoice

Istilah lain yang sering digunakan dalam masyarakat adalah ”Invoice”. Commercial invoice ini bukan hanya merupakan tawaran seperti halnya proforma invoice tetapi merupakan nota perincian tentang jenis barang, harga barang dan keterangan-keterangan lain yang berhubungan dengan barang tersebut. Commercial Invoice ini dibuat oleh penjual (eksportir) yang ditujukan kepada pembeli (importir) yang sesuai dengan yang tercantum pada L/C.

Dalam Commercial Invoice dapat terjadi perincian harga barang-barang yang tercantum bukan merupakan harga yang ditawarkan. Hal ini dimungkinkan apabila telah ada kesepakatan bahwa eksportir akan membayar ongkos tambahan pengapalan dan eksportir akan menagih kepada pembeli sebesar jumlah yang sebenarnya.

3) Consular Invoice

Adalah suatu invoice yang dikeluarkan olehm instansi-instansi resmi yakni kedutaan dan konsulat. Ketentuan mengenai consular invoice ini berbeda-beda disetiap negara, ada yang menentukan bahwa Consular Invoice ini tidak mutlak diperlukan tetapi ada juga yang menentukan bahwa Consular Invoice ini harus ada. Perlunya Consular Invoice ini antara lain untuk memeriksa harga jual barang dibandingkan dengan harga pasar. 

c. Dokumen Asuransi

Mengenai Asuransi ini ada diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, dimana pasal 245 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, memberikan pengertian Asuransi sebagai berikut : 

”Asuransi atau pertanggungan adalah perjanjian, di mana penanggung mengikat diri terhadap tertanggung dengan memperoleh premi, untuk memberikan kepadanya ganti rugi karena suatu kehilangan, kerusakan, atau tidak mendapat keuntungan yang diharapkan, yang mungkin akan dapat diderita karena suatu peristiwa yang tidak pasti.” Dengan demikian, kita dapat melihat bahwa : ”Dokumen Asuransi adalah surat bukti pertanggungan yang dikeluarkan oleh maskapai asuransi atas permintaan Eksportir maupun Imsportir untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim dari aneka bencana dan kerusakan, dengan membayar premi” Dokumen Asuransi dapat dibuat :

- atas nama pengasuransi - atas order bank (Banker’s Clause) - atas nama pembawa

Adapun dokumen asuransi terdiri atas beberapa bentuk yakni : 

1) Insurance Policy

Adalah merupakan bukti kontrak asuransi barang-barang yang akan diangkut dengan kapal atas nama si tertanggung membayar premi

2) Insurance Certificate

Dokument asuransi yang merupakan surat keterangan yang menerangkan bahwa terhadap barang-barang tertentu yang diangkut telah dilakukan penutupan transaksi

3) Cover Note

Merupakan pemberitahuan dari sebuah perusahaan asuransi yang menyatakan bahwa suatu telah ditutup menunggu hingga suatu sertifikat asuransi dikeluarkan. Ad.2 Dokumen Tambahan Yang dimaksud dengan dokumen tambahan adalah dokumen yang dikeluarkan untuk memperkuat dan menunjang keterangan yang terdapat dalam dokumen penting.

Yang termasuk dalam dokumen tambahan ini adalah : 

a. Packing List

Istilah lain yang dikenal yaitu daftar pengepakan. Maksudnya adalah dokumen yang merupakan daftar perincian barang-barang yang dipakai mengenai jenis dan jumlah satuan dari barang yang terdapat dalam tiap peti atau total keseluruhannya sama dengan yang terdapat dalam invoice (faktur perdagangan)

b. Certificate of Origin

Merupakan surat pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang yang ditandatangani untuk membuktikan / menerangkan negara asal suatu barang. Instansi yang berwenang ini misalnya : Departemen perdagangan, Kantor Dagang, Bea Cukai, dan sebagainya.

c. Certificate of Inspection

Adalah surat keterangan tentang keadaan barang (mengenai mutu barang, jenis, harga dan lain keterangan yang dibutuhkan). Yang dikeluarkan atas permintaan eksportir atau instansi lain yang membutuhkan. Pentingnya certificate of inspection ini adalah untuk menilai secara menyeluruh suatu barang dalam suatu transaksi. Semakin kurang dikenal suatu bonafiditas dan integritas seorang rekanan, semakin penting, artinya kedudukan certificate of inspection. Begitu juga untuk transaksi perdagangan yang besar dan proyek tangkap.

d. Certificate of Quality

Dokumen ini umumnya dibuat oleh Badan Penelitian dan Pengembangan Industri atau sejenisnya yang disahkan oleh Pemerintah suatu negara untuk memeriksa mutu barang-barang / mata dagangan ekspor. Keterangan yang dibuat berkaitan dengan hasil analisa barang-barang tersebut di laboratorium. Dokumen ini disiapkan dalam L/C hanya apabila L/C mensyaratkannya. Dalam hubungan ini ada peraturan tertentu yang berlaku khusus di Indonesia dalam usaha melaksanakan standarisasi dan pengendalian mutu untuk mata dagangan ekspor.

e. Manufacturer’s Quality Certification

Yang dimaksud dengan Manufacturer’s Quality Certification adalah surat pernyataan yang dibuat oleh produsen yang menyatakan bahwa barang-barang tersebut adalah hasil produksinya yang membawa merek dagangannya (Trade Mark) Manufacturer’s Quality Certification penting artinya sebagai bukti keaslian dari jaminan mutu atas barang, yang dikaitkan dengan nama baik dari produsen itu dalam pasaran iternasional yang juga menyangkut masalah Paten, Trade Mark dan Lisensi. Dokumen ini lazimnya dibuat oleh pabrik pembuat barang yang diekspor atau supplier yang menguraikan mutu dan barang-barang tersebut.

f. Certificate of Analysis

Dokumen ini menerangkan bahan-bahan dan proporsi bahan yang terdapat dalam barang-barang tertentu yang diharuskan pemeriksaannya. Penelitan tersebut dilakukan oleh badan analisa bahan-bahan kimia atau obat-obatan yang berdiri sendiri. Dokumen ini hanya diperlukan syarat L/C mengharuskannya melihat pada jenis barang.

g. Weight Certificate (Weight Note / List)

Dokumen ini merupakan suatu pernyataan (catatan) yang berisi perincian lengkap mengenai jenis dan jumlah satuan dan barang yang terdapat dalam tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan berat kotor dan berat bersih dari tiap kemasan itu dan dihimpun menjadi suatu daftar yang total keseluruhannya sama dengan total berat bersih dari total berat kotor yang tercantum dalam faktur perdagangan. Dokumen ini dikeluarkan oleh badan yang disahkan oleh pemerintah yang tugasnya memeriksa ukuran / berat barang secara tepat. Namun dokumen ini dapat juga dibuat oleh eksportir sendiri kecuali syarat L/C melarang.

h. Measurement List (Daftar Ukuran)

Yang dimaksud dengan Measurement List adalah daftar yang berisi ukuran dan takaran dari tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan volume dari tiap kemasan tersebut. Ukuran-ukuran dalam dokumen ini haruslah sama dengan syrat-syarat yang dicantumkan dalam L/C. Volume pengepakan setiap barang tersebut diperlukan antara lain untuk menghitung ongkos angkut atau untuk keperluan persiapan barang-barang.

i. Sanitary, Health and Veterinary Certificate

Dokumen ini diperlukan untuk menyatakan bahwa bahan ekspor, tanaman-tanaman atau bagian-bagian dari hasil-hasil tanaman telah diperiksa dan telah bebas dari nama-nama penyakit, dalam hal kaitan dengan produksi-produksi laut, tulang hewan dan ternak. pernyataan bebas dari nama penyakit diberikan dalam bentuk surat keterangan ”Veterinary Certificate” dan atau ”Health Certificate”

Tingkat kebersihan/kebusukan serta kesehatan serta aspek-aspek lainnya dari barang-barang tersebut dijelaskan dalam dokumen ini. Dokumen jenis ini hanya diperlukan apabila L/C mensyaratkannya dan disesuaikan dengan barang-barang/benda yang dikapalkan. Dokumen ini dikeluarkan oleh jawatan resmi yang ditunjuk pemerintah negara-negara setempat.

j. Draft / Bill of Exchange (Wesel)

Dokumen ini dikenal juga dengan nama Wesel yang memegang pernan penting dalam pembiayaan transaksi Ekspor-Impor. Wesel ini lazimnya selalu disertakan ke dalam dokumen-dokumen pengapalan agar eksportir dapat memperoleh pembayaran dan negosiasi bank. Wesel adalah alat pembayaran yang merupakan perintah yang tidak bersyarat dalam bentuk tertulis, yang ditujukan oleh seseorang kepada orang lain, ditandatangani oleh orang yang dialamatkan atau si tertarik (drawer) untuk membayar pada saat diminta atau pada suatu waktu tertentu di kemudian hari, sejumlah uang kepada orang tertentu atau yang ditunjuk oleh orang tertentu tersebut atau kepada pemegang wesel tersebut

k. Dokumen lain-lain

Telah dijelaskan berbagai jenis dokumen-dokumen pengapalan yang tergantung pada jenis dan kondisi barang ekspor yang bersangkutan penggunaannya dapat dipilih untuk dicantumkan sebagai persyaratan-persyaratan sebuah L/C

Selanjutnya ada beberapa tambahan dokumen walaupun bukan dokumen pengapalan tetapi sering diperlukan untuk kelancaran penerimaan barang-barang yang dikapalkan tersebut di tempat importir dan atau eksportir

Dokumen-dokumen dimaksud adalah : 

1) Freight Forwarder’s Receipt

Eksportir dan Importir yang menggunakan jasa-jasa Freight Forwarder Receipt atau Forwarding Agent’s Receipt sebagai ganti penyerahan barang-barangnya. Tanda terima tersebut fungsinya tidak lebih dari pada tanda penerimaan barang-barang dan biasanya merupakan kontrak pengangkutan atau tanda pemilikan barang-barang selama dalam pengawasan maskapai pelayaran.

2) Delivery Order

Dokumen ini dikeluarkan antara lain oleh bank sebagai perintah (order) kepada gudang yang menguasakannya untuk menyerahkan barang-barang yang disimpan digudang tersebut atau nama bank kepada yang memegang atau pihak yang disebut dalam Delivery Order. Biasanya Delivery Order tersebut dikeluarkan oleh bank pada saat barang-barang dimasukkan dalam gudang dan diserahkan kepada pembeli (importir) atau dikapalkan kembali Delivery Order dapat juga berfungsi sebagai surat jalan yang dikeluarkan Bea Cukai untuk mengeluarkan barang dari pelabuhan.

3) Warehouse Receipt

Tanda terima yang dikeluarkan oleh sebuah gudang atas penerimaan barang-barang disebut ”Warehouse Receipt” Adakalanya bank terpaksa menyimpan barang-barang impor yang tidak jadi ditebus importir didalam gudang.

4) Trust Receipt

Suatu dokumen atau instrumen yang digunakan oleh seorang importir untuk mendapatkan atau memiliki dokumen-dokumen pengapalan sebuah L/C agar importir tersebut dapat menjual barang-barang yang bersangkutan sebelum membayar / menebus dokumen dokumen pengapalan tersebut kepada bank Dengan menandatangani dokumen tersebut importir mengikatkan diri kepada bank tersebut untuk memperoleh hasil penjualan barang barang guna melunasi pembayaran dokumen dokumen pengapalan tersebut kepada bank, selama barang belum laku maka hak atas barang masih tetap dimiliki oleh bank. Jadi dari penjelasan tersebut diatas dapat kita lihat bahwa tidak semua dokumen dokumen tersebut terdapat atau disyaratkan dalam suatu L/C tergantung dan diperlukan atau tidaknya dokumen tersebut dalam perdagangan internasional yang dilakukan antara importir dan eksportir Oleh karena itu transaksi L/C adalah transaksi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan barang-barang yang dikapalkan.